Zabezpieczenie ksiąg wieczystych w Brazylii
Kancelarie notarialne świadczą ważne usługi w zakresie rozliczania niektórych czynności prawnych i administracyjnych. 1st Office of São Luis w Maranhão w Brazyli świadczy usługi notarialne w sprawach dotyczących nieruchomości, takich jak prowadzenie ksiąg wieczystych.
IDEA
Kancelarie notarialne świadczą usługi o kluczowym znaczeniu, również zapobiegając oszustwom. Autentyczność informacji i zapewnienie integralności informacji ma więc istotne znaczenie dla świadczenia tych usług. Podobnie jak zdolność do dostarczania dostępnych i dokładnych informacji.
1st office of São Luis utrzymywało duże archiwum papierowe, wymagające wysokiego stopnia zarządzania i konserwacji. Dokumenty papierowe niszczeją z upływem czasu, szczególnie pod wpływem wilgoci i innych warunków panujących w otoczeniu, w którym są przechowywane. Przeglądanie plików i uzyskiwanie do nich dostępu może być powolnym i czasochłonnym procesem. W związku z tym cyfryzacja jest priorytetem dla wielu notariuszy, jeśli chodzi o digitalizację ksiąg wieczystych, na całym świecie. Cyfryzacja oferuje niewiarygodne korzyści dla archiwów notarialnych, takie jak łatwy dostęp do informacji, wyodrębnianie i oznaczanie metadanych oraz tworzenie kopii zapasowych danych w celu zwiększenia bezpieczeństwa.
Jednak przechowywanie akt tylko w środowisku online może narazić je na ryzyko, takie jak uszkodzenie plików, starzenie się technologii i przestępstwa online. Dla the 1st office of São Luis rozwiązanie tych problemów było priorytetem.
„Piql dał nam najlepsze rozwiązanie do przejścia z papierowego workflow do cyfrowego. Piql łączy w sobie to, co najlepsze z obu światów; długoterminową wytrzymałość solidnego i namacalnego nośnika do przechowywania jaki jestświatłoczuły film razem z szybkością i łatwością pracy na cyfrowych plikach. Nasi pracownicy nauczyli się korzystać z interfejsu użytkownika Piql podczas jednej sesji szkoleniowej. Ta transformacja nie mogła być prostsza”.
REALIZACJA
The 1st office posiadało obszerne archiwum papierowe z ponad 2 milionami dokumentów wymagających pilnej digitalizacji. Potrzebując bezpiecznego rozwiązania cyfrowego, biuro wybrało jedyny prawdziwie bezpieczny nośnik cyfrowy, który zapewnia niesamowitą odporność, autentyczność i integralność danych.
Specjalnie zaprojektowana technologia Piql oferuje korzyści zarówno z unikalnych cech tradycyjnego filmu, jak i informacji cyfrowej. Przechowując cyfrowe informacje na udoskonalonej kliszy światłoczułej, znanej jako piqlFilm, zapewniamy autentyczność, dostępność i bezpieczeństwo danych. Jako nośnik offline nie jest narażony na cyber-zagrożenia ani manipulację danymi, i jest całkowicie odporny na impulsy elektromagnetyczne (EMP), które zniszczyłyby inne nośniki, takie jak taśma.
Informacje są zapisywane raz, a mogą być odczytywane wiele razy, zapewniając trwałość danych przez ponad 500 lat, a ponad to są niezmienne, zapewniając notariuszom absolutną autentyczność.
The 1st office wybrało firmę Piql do cyfrowej transformacji swoich 2 milionów stron dokumentów papierowych, zapewniając dostępność do nich online dzięki produkcji piqlFilm w dwóch egzemplarzach na rok.
Ten zoptymalizowany przepływ pracy zapewnił zwiększoną wydajność, integrację z oprogramowaniem do zarządzania oraz lepszą dostępność danych. Doprowadziło to do skrócenia czasu przeglądania dokumentów z 5 dni do mniej niż 30 minut, szacunkowych oszczędności 50 godzin na pracownika miesięcznie i uwolnienia ponad 500000 USD w zasobach nieruchomości.