Cyfrowe przekształcanie archiwum ewidencji nieruchomości
Księgi wieczyste rejestrują różne sprawy dotyczące własności nieruchomości i świadczą ważne usługi w zakresie rozliczania związanych z nimi czynności prawnych i administracyjnych. 7th Real Estate Registry Office w Rio de Janeiro w Brazylii prowadzi księgi wieczyste dla całego regionu i świadczy usługi notarialne.
IDEA
Księgi wieczyste ułatwiają szereg procesów prawnych i administracyjnych, w tym sprawy dotyczące aktów własności. Co ważne, zapewniają kluczowe usługi w celu zapobiegania oszustwom. Autentyczność informacji i zapewnienie integralności danych ma istotne znaczenie dla świadczenia wszystkich tych usług.
Wcześniej Registry Office utrzymywał duże archiwum mikrofilmów, przez co odzyskiwanie dokumentów było powolnym i żmudnym procesem. Mikrofilmy i mikrofisze są powszechnym nośnikiem archiwalnym, jednak obecne wyzwania obejmują zużycie wynikające z ich obsługi, a także skomplikowane procesy pozyskiwania informacji. W związku z tym digitalizacja jest kluczowym priorytetem dla wielu archiwów korzystających z mikrofilmów.
Jednak przechowywanie dokumentacji tylko w środowisku online może również narazić ją na ryzyko. Uszkodzenie plików, starzenie się technologii i przestępstwa internetowe mogą spowodować utratę danych, a ryzyko manipulacji danymi podważa podstawową rolę archiwów polegającą na prowadzeniu autentycznych i dokładnych zapisów. Dla 7th Real Estate Registry Office korzystanie z cyfrowego, długoterminowego i bezpiecznego rozwiązania było więc priorytetem.
ROZWIĄZANIE
The 7th Real Estate Registry planował przekształcić cyfrowo swoje archiwum mikrofilmów za pomocą takiego rozwiązania, które wytrzymałoby próbę czasu. Podstawowe potrzeby obejmowały zmianę nośnika pamięci, który mógłby zapewnić autentyczność i integralność danych, przy jednoczesnym sprawnym ich pozyskiwaniu.
Specjalnie zaprojektowana technologia Piql była oczywistym wyborem, łącząc zarówno unikalne właściwości tradycyjnych mikrofilmów, jak i korzyści informacji cyfrowych. Dzięki przechowywaniu informacji cyfrowych na światłoczułym filmie piqlFilm dane pozostają autentyczne, dostępne i bezpieczne. Jako nośnik offline nie jest narażony na cyberzagrożenia ani manipulację danymi i jest całkowicie odporny na impulsy elektromagnetyczne (EMP), które zniszczyłyby inne nośniki, takie jak taśma.
7th Real Estate Registry Office wybrał firmę Piql do cyfrowego przekształcenia swojego archiwum mikrofilmów, osiągając dostępność online poprzez produkcję dwóch egzemplarzy piqlFilm na rok. Informacje są zapisywane raz, mogą być odczytywane wiele razy, a więc zapewniają, że dane pozostają żywe przez ponad 500 lat i są niezmienne, gwarantując absolutną autentyczność. Dzięki udoskonalonej ekstrakcji metadanych informacje są również łatwe do przeszukiwania i znajdowania, co przekłada się na znaczne oszczędności wydajności w Registry Office.