Od wersji papierowej do cyfrowej dzięki usługom Piql
Firma Piql świadczyła usługi digitalizacji i przechowywania dokumentów prawnych dla Transportation Department of the State of Rio de Janeiro, co skutkuje zwiększoną wydajnością, bezpieczeństwem i poprawą usług publicznych.
PODSTAWY
DETRO-RJ, Transportation Department of the State of Rio de Janeiro, jest odpowiedzialny za ochronę najlepszych praktyk w branży transportu drogowego. DETRO-RJ zarządza różnego rodzaju dokumentami, w tym tysiącami postępowań sądowych miesięcznie i archiwizuje akta przez minimum 10 lat. Do tej pory wszystkie dokumenty były fizycznie przechowywane w postaci papierowej. Chcąc unowocześnić swoje usługi zdecydowano się na digitalizację i bezpieczne przechowywanie wszystkich dokumentów.
Za to zadanie odpowiada prezes DETRO-RJ, José Fernando Moraes Alves, który dzięki swojemu doświadczeniu na stanowisku Chief Police Officer posiada szerokie kompetencje w zakresie wymogów prawnych związanych z ochroną praw obywateli przy zastępowaniu dokumentów papierowych plikami cyfrowymi. Ponadto ważne było, aby zdigitalizowane dokumenty zachowywały wszystkie informacje prawne niezbędne do postępowania sądowego i umożliwiały sprawną wymianę informacji z innymi organizacjami.
IDEA
Firma DETRO-RJ zauważyła, że ich archiwa papierowe szybko się rozrastają. Przechowywanie i odzyskiwanie dokumentów wymagało dużo ręcznej pracy. To sprawiło, że postępowanie sądowe było powolne i trudne do udostępnienia innym departamentom stanu.
Firma DETRO-RJ chciała przejść na cyfrowy przepływ pracy z rozwiązaniem zintegrowanym z infrastrukturą IT. Ponieważ jednak pracuje z dokumentami prawnymi, konieczne było użycie technologii przechowywania, która byłaby akceptowana przez brazylijskie sądy. „Prawo o mikrofilmach” w Brazylii (L 5.433) uznaje mikrofilmy za kopie, które zachowują taką samą wartość jak oryginalne dokumenty papierowe. Problem polega na tym, że mikrofilm jest nośnikiem analogowym, który nie integruje się z infrastrukturą IT.
"Piql umożliwia DETRO-RJ obsługę przepływu pracy zgodnej z OAIS oraz integrację archiwów papierowych z dokumentami cyfrowymi".
REALIZACJA
Dział IT DETRO-RJ zainteresował się rozwiązaniem Piql, ponieważ jest ono zgodne z przepisami prawa mikrofilmowego, a jednocześnie integruje się z infrastrukturą IT. Współpracowano przy weryfikacji koncepcji, aby zademonstrować, w jaki sposób dokumenty papierowe można przekonwertować na piqlFilm i zintegrować z infrastrukturą informatyczną. Piql zademonstrował również, w jaki sposób przepływ pracy OAIS może umożliwić integrację zdigitalizowanych dokumentów papierowych z dokumentami cyfrowymi oraz stworzyć środowisko zgodne z ISO 14721 i CONARQ (Council of the National Archives of Brazil). Piql otrzymał kontrakt od DETRO-RJ na digitalizację wszystkich dokumentów przechowywanych w archiwach papierowych DETRO-RJ i wdrożenie cyfrowego przepływu pracy zgodnego z OAIS.
Dokumenty papierowe zostały zdigitalizowane i zapisane w piqlFilm w formacie wizualnym czytelnym dla człowieka, jak również w formacie cyfrowym czytelnym dla komputera. Pliki cyfrowe są przechowywane jako AIP (Archival Information Package); pakiety konserwujące, które zachowują łącznie plik i metadane. Piql dostarczył wszystkie usługi związane z digitalizacją i integracją IT, w tym system dostępu do danych Piql, który przetwarza pakiety AIP bezpiecznie połączone z infrastrukturą IT DETRO-RJ. Kiedy pliki muszą zostać odzyskane, pracownicy DETRO nie muszą już ręcznie obsługiwać dokumentów. Zamiast tego pliki są pobierane z cyfrowego systemu dostępu i mogą być udostępniane wielu działom jednocześnie.
DETRO-RJ okresowo otrzymuje pliki przechowywane na piqlFilm i może mieć pewność, że są one bezpiecznie przechowywane bez potrzeby przyszłych inwestycji.
PLANY
DETRO-RJ wkrótce całkowicie pozbędzie się dokumentacji papierowej, a zarówno zdigitalizowane, jak i cyfrowe dokumenty będą bezpiecznie przechowywane na piqlFilm.