Diputació Barcelona bezpiecznie przechowuje publiczne dane
Diputació Barcelona jest instytucją publiczną, która promuje postęp i dobrobyt w prowincji Barcelona. Będąc częścią sieci 311 gmin, wspiera szereg inicjatyw kulturalnych i usług miejskich.
Diputación działa bezpośrednio na terytorium gmin, zapewniając usługi i wsparcie (techniczne i ekonomiczne), a wszystko to we współpracy z gminami. Współpracuje również w zarządzaniu kilkoma instytucjami, takimi jak Museu Maritim de Barcelona, Centre de Cultura Contemporània, Institut del Teatre i inne.
IDEA
Zapewnienie trwałości danych ma kluczowe znaczenie, ponieważ informacje posiadane przez Diputación wspierają prawa, obowiązki lub działania ludzi w środowisku publicznym. Zasoby kulturowe miast są również cenne dla przyszłych pokoleń i należy je zachować.
W 2003 r. Diputación utworzył Municipal Archives Network, aby zachęcić do spójnego zarządzania lokalnym dziedzictwem (dokumentalnym) i przejść proces transformacji cyfrowej. Sieć zapewniła jednolity system zarządzania dokumentami, zoptymalizowała zasoby archiwów miejskich i podniosła jakość usług, ułatwiła gminom przestrzeganie przepisów, zapewniła wsparcie techniczne dla 82 miast i 145 gmin przestrzegających programu konserwacji.
Dysponując tak skutecznym programem ochrony historii pisanej, Diputación de Barcelona chciała również zapewnić ochronę informacji w przyszłości. Ponieważ znaczna część kolekcji została już zdigitalizowana, obejmowało to zapewnienie integralności danych w czasie, autentyczności i dostępności dla przyszłych pokoleń.
„Przy złożoności cyfrowego świata, ochrona praw ludzi w dłuższej perspektywie jest dla gmin problemem. Rozwiązanie Piql daje miastom narzędzie do przechowywania danych, zapewniając ich autentyczność i integralność, stosując standardy i najlepsze praktyki archiwizacji podane przez archiwistów Diputació i zespoły IT”.
REALIZACJA
Diputació de Barcelona powierzył firmie Piql cyfrowe zachowanie oryginalnych zapisów historycznych sięgających 1845 roku.
Projekt miał kilka celów, w tym przygotowanie przebiegu prac związanych z konserwacją oraz wybór dokumentów do konserwacji, ustalenie kryteriów metadanych do sprawdzania informacji, integrację z istniejącymi aplikacjami oraz wykonalność uzasadnienia biznesowego dla gmin.
Wybrane akta obejmowały zdigitalizowane dokumenty oraz cyfrowe zapisy aktów plenarnych z lat 1845-2005, akta wideo z 2017 r. oraz elektroniczne akta przechowywane w systemie do zarządzania aktami Rady Miejskiej (Gestiona esPublico). Zachowano także unikatowe dokumenty z lat 1867-2008 opisujące wydarzenia w LIinars, takie jak King’s Village Declaration czy Auditorium Project.
Możliwość zarządzania wszystkimi typami plików, spełnianie standardów archiwizacji open source (zarówno międzynarodowych, jak i hiszpańskich), brak konieczności migracji danych i gwarantowany dostęp w przyszłości sprawiły, że specjalnie zaprojektowana technologia Piql była oczywistym wyborem. Technologię Piql można zintegrować z dowolnym systemem lub siecią, a obecnie jest ona zintegrowana z systemem zarządzania treścią używanym przez ponad 3500 gmin w Hiszpanii.
Diputació de Barcelona zdecydowało się również na przechowywanie swoich danych w bezpiecznym Arctic World Archive.
PLANY
Diputació de Barcelona zdecydowało już o rozszerzeniu rozwiązania Piql na kolejne 5 gmin. Projekt rozpoczął się na początku 2019 roku, a teraz obejmie nowe lokacje zarządzające zapisami cyfrowymi, w tym różne rodzaje miast i różne rodzaje dokumentów.
Diputació de Barcelona będzie również świadczyć usługi konserwatorskie dla swojej sieci gmin w ramach Framework Agreement, oferując pełen zakres wiedzy specjalistycznej Piql.